Politique de confidentialité

Mises à jour le 22/02/2024

Article 1. DÉFINITIONS

Site : Le site public accessible à partir du lien orthospirits.com édité par Orthospirits sur lesquels les Utilisateurs peuvent s’inscrire pour accéder aux Services.
Plateforme : Le sous-site réservé aux professionnels inscrits sur la Plateforme exerçant le métier de chirurgiens-dentistes ou médecins , et effectivement inscrits à l’Ordre des chirurgiens dentistes ou des médecins territorialement compétent
« Orthospirits » ou « nous » : La société ORTHOSPIRITS, société par actions simplifiée, au capital social de 10 000,00 €, dont le siège social est situé au 101 AV H MARTIN , 75000 PARIS , immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro représentée par M Luc ARZEL agissant et ayant les pouvoirs nécessaires en tant que président.
Visiteur(s) : Toute personne naviguant sur le Site
Utilisateur(s) : Les professionnels inscrits sur la Plateforme bénéficiant des Services
Partenaire(s) : Les orthodontistes partenaires de Orthospirits avec lesquels les Utilisateurs sont mis en relation sur la Plateforme pour obtenir leur avis sur un cas clinique.
Service(s) : Le ou les services fournis par Orthospirits sur la Plateforme permettant la mise en relation des chirurgiens-dentistes ou medecins avec des orthodontistes pour obtenir leur avis sur un cas clinique rencontré et échanger des informations à cette fin.
CGUA : Les présentes conditions générales d’utilisation de la Plateforme et d’abonnement aux Services, qui ont pour objet d’encadrer la fourniture des abonnements Services aux Utilisateurs de la Plateforme.
Donnée : Toute information sur une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée ») directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (nom, numéro d’identification, données de localisation, identifiant en ligne…) ou à un ou plusieurs éléments propres à son identité.
Traitement : Toute opération appliquée à des Données (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, communication par transmission, diffusion, effacement…).
Responsable de traitement : Celui qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement et un « sous-traitant » est celui qui traite des Données pour le compte du responsable du traitement. Sur le Site, sauf mention contraire, nous sommes responsables de traitement des Données.
Vous : Indifféremment, toute personne concernée par un Traitement
Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
Réglementation : Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (‘’RGPD’’) ; la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ; les règles applicables en matière de prospection commerciale prévues par le Code des postes et des télécommunications, et plus généralement les lois et règlements applicables aux Traitements de Données que nous réalisons.
Politique : La présente politique de confidentialité ayant pour objet d’informer toute personne intéressée sur les Traitements réalisés par Orthospirits les concernant sur le Site ou la Plateforme. La présente Politique est distincte de la convention de traitement des Données encadrant la sous-traitance de Traitements au sens de la Réglementation, faisant partie intégrante des CGUA.

Article 2. FORMULAIRE DE CONTACT

Responsable de traitement : Orthospirits.
Personnes concernées : Visiteurs, Utilisateurs.
Données : Nom, prénom, adresse email, objet de la demande, données du message (contenu, date, heure).
Finalités : Offrir un moyen de contact aux Visiteurs du Site avec Orthospirits.
Base légale : Intérêt légitime.
Durée de conservation : Trois ans après le dernier contact avec la personne.
Destinataires : Personnel habilité de Orthospirits dans les limites de leurs attributions respectives ; Personnel habilité des sous-traitants

Article 3. GESTION DU FICHIER DES UTILISATEURS

Responsable de traitement : Orthospirits.
Personnes concernées : Utilisateurs.
Données :
- Données d’inscription : Nom ; Prénom ; Etablissement (cabinet) ; Adresse professionnelle (adresse, code postal, ville) ; Adresse email ; Numéro de téléphone ; Numéro d’inscription à l’Ordre des chirurgiens dentistes ou médecins territorialement compétent
- Données d’utilisation de la Plateforme : Date, heure, adresse internet, protocole de l’ordinateur de l’Utilisateur, page consultée ;
- Données relatives aux moyens de paiement ;
- Données relatives à la transaction et l’abonnement souscrit ; Données relatives aux règlements des factures ;
- Données relatives aux avis.
Finalités : Effectuer les opérations relatives à la gestion des utilisateurs concernant les abonnements, le suivi du respect des CGU et de la relation avec Orthospirits ; Effectuer des opérations relatives à la prospection (pour améliorer la Plateforme, obtenir des références commerciales, etc.) ; Gérer les demandes d’exercices de droits et gérer les impayés et le contentieux.
Base légale : Exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, à la demande de la personne concernée ; Intérêt légitime en matière de gestion de la preuve en cas de litige et de prospection commerciale.
Durées de conservation : Les données relatives à la souscription d’un abonnement et la réalisation du Service sont conservées pendant cinq ans à l’issue de l’abonnement ; Trois ans après le dernier contact actif lorsque les Données sont utilisées à des fins de prospection commerciale ; Dans le cas d’un paiement par carte bancaire, le numéro et la date de validité de la carte peuvent être conservés pour une finalité de preuve pendant 15 mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation de cartes de paiement à débit différé.
Destinataires : Personnel habilité de Orthospirits dans les limites de leurs attributions respectives ; Personnel habilité des sous-traitants ; Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

Article 4. GESTION DES CAS SUR LA PLATEFORME

Responsable de traitement : Utilisateur, pour tout patient dont il a soumis le cas clinique sur la Plateforme.
Sous-traitant : Orthospirits, en exécution du Service souscrit par l’Utilisateur.
Données : Données d’utilisation de la Plateforme et données des contenus mis en ligne par les Utilisateurs sur la Plateforme concernant leurs patients (Age et genre (homme/femme) ; Antécédents médicaux ; Radios et photos de la bouche ; Cephalométries ; Etapes de traitement envisagées) ;
Personnes concernées : Utilisateurs et leurs patients ;
Finalités : Obtenir un avis d’un(e) orthodontiste partenaire d’Orthospirits afin qu’il ou elle donne son avis médical sur les étapes de traitements envisagées, notamment en suivant la pose de l’appareil dentaire ;
Base légale : l’intérêt légitime à consulter un(e) spécialiste de l’orthodontie à des fins d’analyse clinique et d’amélioration des soins dentaires.
Durées de conservation : 1 an après la clôture du cas clinique
Destinataires : Personnel habilité de Orthospirits dans les limites de leurs attributions respectives ; Personnel habilité des sous-traitants ultérieurs d’Orthospirits notamment l’hébergeur de la Plateforme (hébergeur de données de santé) ; Partenaire soumis au secret médical pour chaque cas clinique qui lui est attribué. Les Utilisateurs et Partenaires n’ont aucun accès aux cas cliniques soumis par d’autres Utilisateurs.

Article 5. EXERCICE DES DROITS Pour toute demande d’exercice des droits susvisés ou pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter à l’adresse : contact@orthospirits.com ou par voie postale à l’adresse de notre siège social indiqué en-tête. Conformément à la Réglementation, vous disposez des droits suivants sur vos Données :

Droit d’accès à vos Données, incluant le droit d’en demander copie, et aux informations fournies dans la présente politique de confidentialité (art. 15 RGPD). Lorsque la base légale du traitement de données est notre intérêt légitime, vous avez la possibilité de demander les informations relatives à la mise en balance que nous avons effectuée entre les intérêts de nos clients et ceux de la Société préalablement à ce traitement.
Droit de rectification (art. 16 RGPD) et de mise à jour de vos données dont nous disposons.
Droit à l’effacement de vos Données (art. 17 RGPD) lorsque les données ne nous sont plus nécessaires, que vous avez retiré votre consentement à leur Traitement (s’il reposait sur notre consentement) ou que vous vous opposez au Traitement reposant sur notre intérêt légitime ou au traitement effectué à des fins de prospection ou à des fins de profilage lié à la prospection.
Droit de retirer à tout moment votre consentement (art. 13-2c RGPD) pour tous les traitements de données reposant sur la base légale de votre consentement. Par ailleurs, en matière de prospection commerciale, vous avez la possibilité de vous désinscrire à tout moment de nos listes de diffusion en cliquant sur le lien de désabonnement présent dans nos communications ou en nous contactant pour ne plus recevoir de message de sollicitation.
Droit à la limitation du Traitement, qui, sauf motif impérieux, ne pourra plus être mis en œuvre qu’avec votre accord (art.18 RGPD) lorsque :
- Vous contestez l’exactitude des données, pendant le temps nécessaire à leur vérification,
- Si le traitement de données est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données et choisissez plutôt la limitation du traitement,
- Lorsque nous n’avons plus besoin des données mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice,
- Lorsque vous vous êtes opposé au traitement fondé sur notre intérêt légitime, pendant le temps nécessaire à la mise en balance de nos intérêts respectifs.
Droit à la portabilité des Données directement fournies par la personne concernée lorsqu’elles font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (art. 20 RGPD). Ce droit signifie que vous avez la possibilité de demander la communication de ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin qu’elles soient communiquées à un autre responsable de traitement.
Droit d’opposition (art. 21 RGPD) au traitement de vos données lorsque ce Traitement a pour base légale notre intérêt légitime.
Droit de définir le sort de vos Données après votre mort (art. 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978) et de choisir éventuellement un tiers de confiance à qui Orthospirits devra les confier.Vous pouvez également obtenir plus d’informations sur le site de la CNIL.En cas de demande d’exercice, Orthospirits se réserve la possibilité de :
- Transmettre cette demande au responsable de traitement concerné, par exemple l’Utilisateur praticien qui utilise les Services ;
- Et/ou vous demander de préciser votre demande et de fournir un justificatif d’identité (qui sera conservé un an en cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification et trois ans en cas d’exercice du droit d’opposition).

Si notre réponse ne vous apporte pas une pleine satisfaction, vous bénéficiez toujours de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle et de protection des Données personnelles dont vous relevez (en France, la CNIL). Article 6. DESTINATAIRES Engagements. Nous nous engageons à ce que tout destinataire de données présente des garanties contractuelles suffisantes et appropriées pour respecter vos droits, afin que le traitement réponde aux exigences du RGPD lorsque ce règlement s’applique (notamment en matière de sous-traitance). Sur la base de nos obligations légales, vos Données pourront être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente. Les informations que vous nous communiquez sont à usage interne par les personnes habilitées, elles sont strictement confidentielles et ne peuvent être divulguées à des tiers, sauf dans les conditions prévues par la Réglementation en cas d’accord exprès ou si vous avez décidé de les rendre publiques. Sous-traitance. Nos prestataires externes (ex : fournisseurs, transporteurs…) peuvent, dans le cadre des traitements décrits ci-avant, être destinataires de données personnelles lorsque cela est nécessaire à la réalisation de leur mission. Transfert hors UE. Nous nous engageons à veiller au respect de la réglementation applicable relative aux transferts des données vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne et notamment selon les modalités suivantes :

Nous transférerons les données des visiteurs, prospects et clients vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat ;
Lorsque le pays de destination ne bénéficie pas d’un niveau de protection adéquat, nous encadrons les flux par des outils de transfert conformes à la réglementation (clauses contractuelles types de la commission européenne, notamment).

Agrégation de données non personnelles. Nous pouvons publier, divulguer et utiliser les informations agrégées (informations relatives aux utilisateurs du site, aux prospects, aux clients…) que nous combinons de sorte qu’aucune personne physique ne soit identifiable individuellement. Ce traitement est effectué conformément à notre intérêt légitime à des fins statistiques, d’analyse du secteur et du marché, de présentation de nos activités, à des fins promotionnelles et publicitaires et à d’autres fins commerciales, sauf lorsqu’un consentement de la personne concernée est requis par la Règlementation. Article 7. SECURITE INFORMATIQUE Engagements. Nous nous engageons à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées grâce à des moyens de sécurisation physiques et logistiques pour limiter les risques d’accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d’altération, de perte ou encore de destruction des données personnelles vous concernant. Hébergeur de données de santé. La Plateforme sur laquelle les Utilisateurs et Partenaires échangent des informations concernant un cas clinique est hébergée auprès d’un hébergeur de données de santé. Avertissements. Nous vous invitons à rester prudent(e) sur ce que vous décidez de rendre public sur internet. En ce qui concerne les données personnelles y compris relevant de votre vie privée ou sensibles rendues publiques à votre initiative ou déduites via vos contributions, commentaires et prises de position de quelque nature que ce soit sur le Site, ou encore les réseaux sociaux sur des groupes et/ou conversations avec d’autres utilisateurs du Site. Protocole Https. L’adresse URL du Site est accompagnée d’un cadenas fermé ou une clé apparaît en bas à droite de votre navigateur signalant l’existence du protocole de sécurité Https, applicable au stockage des données notamment. Cela signifie que vous êtes dans une zone de navigation sécurisée, notamment lorsque votre numéro de carte bancaire vous est demandé. Violation de données. Dans l’éventualité où un évènement entraînant la réalisation des risques de modification, de disparition ou d’accès non autorisé aux Données, nous nous engageons à :

Examiner les causes de l’incident ;
Prendre les mesures nécessaires pour limiter les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident ;
Notifier l’incident à l’autorité compétente et/ou aux personnes concernées dans les plus brefs délais lorsque cela répond à une exigence légale.

En aucun cas les engagements définis au point ci-dessus ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité quant à la survenance de cet incident. Article 8. GENERALITES Caractère obligatoire ou facultatif.Sur le Site et la Plateforme, vous êtes informé du caractère obligatoire des réponses par la présence d’un astérisque ou tout autre type de mention. En cas de demande incomplète (par exemple : inscription à la Plateforme, demande de renseignement etc.), Orthospirits se réserve de demander des informations complémentaires ou d’écarter par tout moyen technique la possibilité de valider le formulaire concerné. Liens hypertextes. Le Site peut fournir des liens vers d’autres sites, applications et services que les siens, qui peuvent être exploités par des sociétés tierces. Nous ne sommes pas responsables du traitement des données personnelles effectué par ces sites tiers, ou les sites pointant vers le Site, dont l’utilisateur est invité à consulter les politiques de protection des données personnelles pour plus d’informations. La Politique est applicable uniquement aux activités de Orthospirits, qui ne pourra être tenue responsable des manquements d’un tiers à ses obligations en matière de protection des données personnelles. Champ d’application. La Politique n’est pas exhaustive de l’ensemble des traitements et nous nous réservons la possibilité de la compléter par tout moyen. Langue. La Politique est rédigée en français. Dans le cas où elle serait traduite en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige. Non-renonciation. L’inapplication temporaire ou permanente d’une ou plusieurs clauses des présentes ne saurait valoir renonciation de sa part aux autres clauses des présentes qui continuent à produire leurs effets. Modifications – Mises à jour.Nous nous réservons la possibilité de modifier la présente politique de confidentialité. Les personnes concernées seront averties lorsque cela est prévu par la réglementation applicable. La date de mise à jour est indiquée en en-tête et nous vous invitons à la consulter régulièrement.